Redesigning work, la nuova era del lavoro ibrido. Spazi ripensati partendo dall'ascolto e dalle esperienze

Viviamo in un mondo che corre a velocità aumentata rispetto al passato e che spesso ci impedisce di comprendere e decodificare fenomeni nuovi. Un mondo connesso e al tempo stesso interconnesso, le cui azioni possono determinare reazioni imprevedibili. Non è un qualcosa di nuovo. Eppure abbiamo necessità di fotografare quello che avviene, di scattare un'istantanea seppur sfocata perché in movimento, di rallentare per poter ragionare sui trend emergenti internazionali che stanno riscrivendo prodotti, servizi, visioni, relazioni. Questa è il senso dei nostri longform. Con appuntamenti ricorrenti mensili vi proponiamo racconti approfonditi su alcuni temi chiave. Un modo per comprendere quello che sta avvenendo intorno a noi e per raccogliere le sfide future che riguardano persone, imprese, comunità. Se  non l'hai ancora fatto, leggi le puntate precedenti dedicate alle semplificazioni delle esperienze online e quindi all'effetto frictionless, alle conoscenze peer to peer,  all'intelligenza artificiale, ai pagamenti digitali, alle imprese familiari. E buona lettura con la nostra sesta puntata.

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Siete seduti alla vostra scrivania, il sole illumina il vostro spazio di lavoro. Vi affacciate alla finestra e di fronte a voi c'è solo sabbia: le grandi dune del deserto arabo riflettono la luce abbagliante che arriva dal cielo, ma il clima all'interno dell'edificio è fresco. Gli spazi sono ampi, gestiti da un'intelligenza artificiale che vi segue in ogni passo e vi aiuta ogni qualvolta avete un bisogno specifico. Sembra di essere nel futuro, in quella navicella di Odissea nello spazio che ci ha fatto sognare. Eppure siamo sulla terra. A Sharjah, terza città più popolosa degli Emirati Arabi dopo Dubai e Abu Dhabi con poco più di 1,2 milioni di abitanti, è nato il nuovo headquarter di BEEAH (foto sotto, ©HuftonCrow), compagnia araba attiva nei servizi industriali legati alla sostenibilità. L'edificio è l'ultimo progettato da quel genio di Zaha Hadid, architetta e designer irachena naturalizzata britannica, già Premio Pritzker e Premio Stirling per due anni di fila, una delle massime esponenti della corrente decostruttivista, movimento spesso contrapposto al post-moderno e impegnato a ripensare gli spazi. Hadid è stata inserita da Time già nel 2010 nell'elenco delle 100 personalità più influenti al mondo e in fondo questo gioiello incarna lo sviluppo architettonico e tecnologico del pensiero dell'architetta irachena «L'architettura deve essere piacevole, nel senso che deve dare il piacere di trovarsi in uno spazio incantevole», ha raccontato più volte alla stampa Hadid. E le forme sinuose dell'edificio declinano tutto ciò che di più moderno c'è in giro, ma con un legame fortissimo con l'ambiente esterno, con la natura e in fondo con il pianeta che abitiamo: la struttura richiama una serie di dune interconnesse per disperdere i forti venti e ridurre al minimo la luce solare diretta. I pannelli solari alimentano l'elettricità dell'edificio e contribuiscono a raggiungere emissioni nette pari a zero, mentre il cemento rinforzato con vetro riflette i raggi per un effetto di raffreddamento naturale. Inoltre un sistema di ventilazione naturale raffresca continuamente l'aria interna, un impianto di trattamento delle acque reflue fatto in loco ricicla e ridistribuisce l'acqua e un cortile centrale utilizza proprio quel flusso per irrigare le piante del posto. Nulla si spreca, tutto si rimette in circolo. Insomma, il futuro dello spazio di lavoro può passare anche da un avveniristico edificio hi-tech e low impact immerso negli scenari orientali degli Emirati Arabi.

I servizi digitali dell'edificio sono gestiti tramite app basata sull'intelligenza artificiale, che aiuta gli impiegati a orientarsi nel traffico e a trovare parcheggio mentre vanno al lavoro. Al loro arrivo un concierge digitale prende l'ordine del caffè, gestisce le riunioni e semplifica le attività quotidiane e di routine, come ad esempio la prenotazione delle ferie annuali. Nelle sale riunioni l'intelligenza artificiale registra automaticamente le call e prende appunti da inviare via mail ai partecipanti. Nel frattempo regola automaticamente l'illuminazione e la temperatura durante il giorno in base all'occupazione delle postazioni nell'edificio per risparmiare energia. Tutto questo ha uno scopo ben preciso: favorire il benessere dei lavoratori e migliorare la qualità del tempo trascorso sul posto di lavoro. Due concetti che dopo la pandemia si sono evoluti e hanno coinvolto in questo processo di cambiamento gli stessi spazi di lavoro. 

L'AI ridisegna il luogo di lavoro
Secondo un'indagine dell'Eurostat circa il 79% dei lavoratori nei 27 Paesi dell'Unione Europea lavorava in ufficio prima del Covid. Oggi questa stessa percentuale è più bassa, intorno al 65% ma quello che è davvero cambiato è il modo di lavorare in ufficio. Per questo motivo lo studio di architetti della Zaha Hadid Architects ha affidato a un'intelligenza artificiale lo sviluppo degli uffici che lo studio andrà a disegnare nel prossimo futuro. Secondo, «La pandemia ha potenziato l'innovazione sul posto di lavoro. Prima la maggior parte degli edifici per uffici aveva una scrivania adatta a tutti, e lo stesso ambiente intorno. Ora che sono tornate alla scrivania le persone chiedono più scelta, più personalizzazione e più mobilità» ha dichiarato Arjun Kaicker, co-direttore dell'ufficio di innovazione dello studio in un articolo uscito sul New York Times nel giugno scorso. 

Oggi con i dipendenti che lavorano sia da casa che dall'ufficio le aziende non possono più permettersi di avere aree immobiliari sotto-utilizzate per una settimana. Molte aziende utilizzano algoritmi specifici per avere una lettura molto più dinamica e in tempo reale di ciò che accade nello spazio. I sensori monitorano le persone e le condizioni ambientali: temperatura, qualità dell'aria, livelli di rumore, umidità, livelli di anidride carbonica e luce diurna. Architetti e progettisti del luogo di lavoro effettuano quindi un controllo incrociato di tali dati per ottenere un quadro migliore delle esigenze effettive. Così da mettere a frutto i dati grazie all'AI: spostando i punti ristoro e le dispense in angoli più popolari, riorganizzando mobili e scrivanie, ridisegnando l'illuminazione, facendo sedere le persone su scrivanie più adatte al loro lavoro e utilizzando le partizioni in modi più intelligenti. Tutto ciò consente di ridisegnare i luoghi e andare oltre il classico concetto di strutturazione dello spazio in base all'organigramma aziendale. Ad esempio: gli uffici che devono comunicare per esigenze specifiche devono essere vicini, le persone per socializzare hanno bisogno di spazi senza barriere, gli spazi comuni devono essere esterni agli spazi produttivi e così via.  Concetti superati dopo che l'affermazione dell'open space aveva monopolizzato negli ultimi 50 anni la progettazione degli edifici.

Evoluzione dei luoghi di lavoro 
Se pensiamo all'evoluzione degli uffici nel corso degli anni dobbiamo allora riflettere su come è cambiato il mondo del lavoro nella storia. Dalla produzione intensiva al benessere aziendale, dall'alienazione allo scambio di idee. Questi opposti si sono concretizzati anche nella riprogettazione degli spazi di lavoro. I primi veri uffici risalgono al XVIII secolo, quando l'Old Admiralty Office venne costruito a Londra nel 1726 per gestire la mole di documenti generata dalla Royal Navy e includeva già spazi per le riunioni. Al suo interno i lavoratori sedevano in file interminabili di scrivanie circondati dagli uffici dei responsabili, che così potevano osservare costantemente il loro livello di produttività. Questa disposizione seguiva i principi del Taylorismo - una metodologia che cercava di massimizzare l'efficienza industriale, creata dall'ingegnere meccanico Frank Taylor - e rimase molto popolare fino all'inizio del XX secolo. Con lo sviluppo dei primi grattacieli e di altri grandi edifici commerciali, il posto di lavoro cambiò per diventare un mix meno rigoroso di uffici privati e postazioni di lavoro aperte. È alla fine degli anni '30 che inizia a diffondersi l'idea che le interazioni spontanee in ufficio avrebbero potuto stimolare il pensiero creativo.  Il quartier generale della Johnson Wax, progettato da Frank Lloyd Wright, è il primo esempio di open space per come lo conosciamo ora.
 

Da lì si passò gradualmente a un nuovo approccio noto come Bürolandschaft, letteralmente "paesaggio d'ufficio". In questo caso, i vari ambienti erano divisi attraverso l'uso creativo di partizioni e piante, a seconda delle necessità dei lavoratori.
A soppiantare questo metodo, arrivò l'Open Office: un sistema progettato per garantire al personale un certo grado di privacy, così come la possibilità di personalizzare il proprio ambiente di lavoro senza influenzare gli ambienti dei colleghi, attraverso divisori che definivano lo spazio dei singoli senza però tagliarli fuori dal resto dell'ufficio. Sono i classici "cubicoli" che possiamo ancora vedere in qualche film americano degli anni ‘70: minuscoli spazi chiusi, posizionati in serie per risparmiare centimetri; uno spazio di lavoro binario, che permetteva alle persone di lavorare solo alla scrivania o in una sala riunioni. Dalla Silicon Valley negli anni 2000 sono arrivati i primi segnali che così non poteva funzionare. Le vecchie gerarchie di muri e cubicoli vengono sostituite in pianta stabile dalla geografia più democratica dell'open space. La pandemia, infine, ha accelerato l'ultima rivoluzione. Anzi, un'ulteriore evoluzione inaspettata che ha cambiato le carte in tavola e ha costretto aziende e lavoratori a ripensare la collaborazione, la flessibilità, la quotidianità sulla base del lavoro ibrido. E, insieme, anche il ruolo e l'aspetto dell'ufficio.

Il lavoro ibrido rimodula lo spazio
Nel 2020, quando il Covid-19 ha costretto le aziende a chiudere gli uffici, ai lavoratori è stata data la possibilità di sperimentare nuovi metodi e spazi di lavoro. Il lavoro flessibile è stato senza dubbio il cambiamento più grande: in molti si sono resi conto di poter adempiere alle proprie responsabilità professionali anche lavorando comodamente da casa. L'opportunità di trascorrere più tempo con la famiglia o di impegnarsi in attività ricreative ha anche sviluppato il desiderio di un cambiamento più duraturo nelle richieste e negli orari di lavoro. In effetti, molti datori di lavoro sono stati all'altezza della situazione, apportando alcuni cambiamenti radicali. Così l'ambiente professionale è mutato adattandosi a un nuovo modello lavorativo che è quello ibrido fisso. Secondo il rapporto 2023 Ceridian/Harris Poll sui nuovi modelli lavorativi il 45% degli intervistati ha affermato di preferire un programma ibrido di lavoro e che le ore trascorse a casa migliorano il loro tempo libero favorendo il benessere. 
 

Gli uffici si sono strutturati per mettere al centro l'employee experience: ci si sta focalizzando sulla qualità degli ambienti e sulla creazione di uno spazio fluido in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti. I nuovi uffici assomiglieranno sempre di più agli spazi domestici perché avranno una maggiore funzione sociale: aree lounge con poltrone e tavoli cablati, spazi per flash meeting in piedi e prodotti flessibili, adattabili per aree operative, a seconda delle esigenze di ciascuno. Questi ambienti non solo sono più efficienti nell'ingombro ma anche più sostenibili nei costi: adattandosi al lavoro ibrido i posti saranno meno del numero effettivo dei dipendenti incidendo in maniera positiva sui costi per l'azienda. Come abbiamo detto anche prima quello che è necessario oggi è incidere sui benefici per il dipendente dalla piccola fino alla grande azienda gli spazi si rimodulano e riadattano. 

Nuovi spazi partendo dall'ascolto 
Employee experience, sostenibilità ambientale e attenzione alla natura. Questi i tre pilastri dei nuovi ambienti professionali. Paradigmi di posti di lavoro in costante mutazione. Progettata da Bjarke Ingels Group (BIG) e Heatherwick Studio, insieme al team interno di ingegneri e designer di Google, la nuova sede globale di Google da 1,1 milioni di piedi quadrati a Bay view in California è stata pensata partendo dalle persone (foto sotto a sinistra, @Zhang Yi/VCG via Getty Images). Dopo aver parlato con i dipendenti di ciò di cui hanno bisogno dal loro ufficio, i progettisti si sono messi al lavoro, creando un mix di spazi collaborativi e tranquilli. Al piano terra, i frequentatori degli uffici possono usufruire di bar e spazi di incontro per progetti collaborativi, mentre al piano superiore, "quartieri" più tranquilli consentono ai lavoratori di concentrarsi su progetti individuali o in piccoli gruppi. I progettisti hanno dato priorità alla creazione di un ambiente sano utilizzando materiali privi di tossine, ottimizzando le condizioni interne e incorporando la ventilazione naturale. Inoltre, il campus utilizza l'energia geotermica per riscaldare e raffreddare l'edificio, riducendo le emissioni di carbonio di circa il 50%, mentre le cosiddette tegole fotovoltaiche "a scaglie di drago" integrate nel tetto ondulato a forma di tenda catturano l'energia solare nel modo più efficiente possibile.

Stesso discorso per il grattacielo costruito dalla Henderson Land a Hong Kong (foto in alto a destra, @Peter Parks/AFP via Getty Images): per affrontare le difficili condizioni meteorologiche del luogo e i futuri rischi climatici, sono state introdotte nuove funzionalità brevettate, tra cui un "ventilatore solare" alimentato da energia rinnovabile. Lo scopo è di mantenere un "cuscino" d'aria fresco attorno al perimetro di ciascun piano durante le estati calde e umide per il massimo comfort. L'azienda ha anche inventato i pannelli di vetro "curvi 3D a quattro strati", che garantiscono una facciata robusta e isolata in grado di resistere ai tifoni e fornire una maggiore resilienza alle operazioni degli inquilini. Ed è l'ascolto che deve guidare queste trasformazioni. Ne è convinto anche Francesco Seghezzi, che lo cita nel suo guest post su Sella Insights: «Le persone chiedono autonomia e modelli organizzativi più flessibili e sono disposte a essere valutate, soprattutto i giovani, sui risultati che portano chiedendo che tali risultati non siano parametrati unicamente al numero di ore che vengono lavorate, ma agli obiettivi raggiunti. Per questo le imprese hanno oggi la priorità dell'ascolto dei loro collaboratori. Occorre fermarsi e capire in che direzione sta andando il mondo perché l'accelerazione è stata forte e il rischio di essere spaesati è alto».